特定個人情報を含む個人情報保護方針

特定個人情報を含む個人情報保護方針

協同経理事務所(以下「当事務所」といいます。)は、当事務所の事業活動および本ウェブサイト運営を通じて得た個人番号及び特定個人情報を含む個人情報(以下「個人情報等」といいます。)の適正な取り扱いの確保について組織として取り組むために、お客様、取引先および従業員などの個人情報等の保護を重要事項として位置づけ、個人情報の取扱いについて、以下のとおり個人情報保護方針(以下「本方針」といいます。)を定めます。

第1条(個人情報等の適切な取り扱い)

当事務所のお客様、取引先及び従業員などの個人情報等を取得、保管、利用、提供または廃棄するに当たって、当事務所が定めた取り扱い規定に従い適切に取り扱います。

第2条(個人情報等の収集方法)

当事務所は、業務の必要上、お客様(従業員を含む)及びその家族(以下「お客様等」といいます。)の氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報等をお尋ねすることがあります。また、お客様等と提携先などとの間でなされたお客様等の個人情報等を含む取引記録や決済に関する情報を、当社の提携先(情報提供元、広告主、広告配信先などを含みます。以下「提携先」といいます。)などから収集することがあります。

第3条(個人情報等を収集・利用する目的)

当事務所は個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。

  1. 当事務所サービスの提供・運営のため
  2. お客様等からのお問い合わせに回答するため(本人確認を行うことを含む)
  3. 重要なお知らせなど必要に応じたご連絡のため
  4. 従業員などに係わる源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
  5. 業務委託契約に基づく年末調整事務及び法定調書作成事務
  6. 業務委託契約に基づく税代理
  7. 業務委託契約に基づく税務書類の作成
  8. 上記の利用目的に付随して行う事務

第4条(利用目的の変更)

  1. 当事務所所は、利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り、個人情報等の利用目的を変更するものとします。
  2. 利用目的の変更を行った場合には、変更後の目的について、当事務所所定の方法により、お客様等にに通知し、更に本ウェブサイト等に公表するものとします。

第5条(安全管理処置に関する事項)

  1. 当事務所は、個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止等、個人情報等の管理の為に取扱規定を定め、必要かつ適切な安全管理処置を講じます。また、従業者に個人情報等を取り扱わせるに当たっては、個人情報保護などの安全管理処置が適切に講じられるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行います。
  2. 個人情報等の取り扱いについて、お客様等、取引先および従業員などの許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な個人情報保護の水準を備えるモノを選定するとともに、契約などにより安全管理処置を講じるよう定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

第6条(個人情報の第三者提供)

  1. 当所は、次に掲げる場合を除いて、あらかじめお客様の同意を得ることなく、第三者に個人情報等を提供することはありません。ただし、個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。
    1. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    2. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    3. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
    4. 予め次の事項を告知あるいは公表したとき
      1. 利用目的に第三者への提供を含むこと
      2. 第三者に提供されるデータの項目
      3. 第三者への提供の手段または方法
      4. 本人の求めに応じて個人情報等の第三者への提供を停止すること
      5. 本人の求めを受け付ける方法
  2. 前項の定めにかかわらず、次に掲げる場合には、当該情報の提供先は第三者に該当しないものとします。
    1. 当事務所が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報等の取扱いの全部または一部を委託する場合
    2. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報等が提供される場合
    3. 個人情報等を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報等の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いた場合

第7条(個人情報の開示)

  1. 当事務所は、本人から個人情報等の開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。
    1. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    2. 当事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    3. その他法令に違反することとなる場合
  2. 前項の定めにかかわらず、履歴情報および特性情報などの個人情報等以外の情報については,原則として開示いたしません。

第8条(関係法令、ガイドラインなどの遵守)

当事務所は、個人情報等に関する法令、特定個人情報保護委員会及び日本税理士会連合会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、全従業員が個人情報等の保護の重要性を理解し、適正な取り扱い方法を実施します。

第9条(個人情報の利用停止等)

  1. 当事務所は、本人から、個人情報等が、利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由、または不正の手段により取得されたものであるという理由により、その利用の停止または消去(以下「利用停止等」といいます。)を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行います。
  2. 前項の調査結果に基づき、その請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報等の利用停止等を行います。
  3. 当事務所は、前項の規定に基づき利用停止等を行った場合、または利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、遅滞なく、これを本人に通知します。

第10条(継続的改善)

当事務所は、個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び所内規定類を継続して改善します。

第11条(お問い合わせ窓口)

本方針に関するお問い合わせは、フォームよりお問い合わせください。

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